Wie plant ein Profi die perfekte Hochzeit?

Teil 1/2

Für viele Hochzeitspaare steht bereits zum Beginn einer Hochzeitsplanung fest, dass sie alles selber machen wollen. Schließlich möchte man alles im Griff haben und hat genügend Unterstützung von Freunden. Doch meist wird aus den anfänglichen Ideen, ersten Terminen und immer größer werdenden Eindrücken ein undurchdringlicher Wust an Informationen. Dazu kommt der Alltag und im schlimmsten Falle auch noch Meinungsverschiedenheiten mit den Helfern. Somit steigt der Stresspegel von Tag zu Tag. An dieser Stelle verzweifeln so einige Paare. Um genau so eine Situation zu vermeiden, verraten wir exklusiv hier wie ein Profi eine Hochzeitsplanung angeht.

Planugsphasen einer Hochzeit

Die Planung einer Hochzeit ist grundsätzlich von mehreren Phasen geprägt:

Die Vorplanung,
die Detailplanung,
die Suche,
die Finalisierung und
der (krönende) Abschluss.

Man erkennt also bereits auf den ersten Blick, dass eine Hochzeitsplanung mehr als nur ein kleines alltägliches Fest ist und einfach mal so nebenbei gestemmt werden kann. Dazu kommen viele Abstimmungen und Entscheidungen die zu treffen, sowie nicht zu vergessen, auch Kompromisse, die womöglich einzugehen sind. Man spricht nicht umsonst von der Königsdisziplin im Eventmanagement.

Aber um eines direkt vorweg zu nehmen, dass Wichtigste sollte, man egal in welcher Phase man sich befindet immer vor Augen führen: Es geht um die eigene Hochzeit! Richtig, die Eigene. Es geht um ein einzigartiges und einmaliges Fest, was keine Wiederholung bekommt – also setzen Sie immer Ihre Wünsche an die erste Stelle und nicht die Erwartungen von anderen Personen. Das hört sich leicht an, ist jedoch ein hartes Stück Arbeit. In der Regel meinen es Familie und Freunde nur gut und versuchen mit Tipps und Erfahrungswerten einen schönen Tag zu gestalten.

Jedoch kann aus dieser Hilfe schnell auch eine Erwartungshaltung werden, wie etwas zu machen ist. Wenn dann hinzukommt, dass man sich aber mit den Vorschlägen im Grunde gar nicht wohlfühlt, sondern diese eher nur aufgrund der Erwartungen anderer umsetzt, dann stimmt etwas ganz gehörig nicht. Dies ist keine allzu leichte Situation, die man jedoch mit der richtigen Planung, einigen Kniffen und womöglich doch der Hilfe einer neutralen Person wie einen Hochzeitsplaner*in spielerisch umgehen kann.

Man sollte also keinesfalls die Dauer und den Umfang einer Hochzeitsplanung unterschätzen. Für eine ausführliche Planung benötigt man im Schnitt 150 -200 Arbeitsstunden und fast 1,5 Jahre Vorlauf bei der Buchung von manchen Gewerken!

Der Anfang der Planung einer Hochzeit – die Vorplanung

Vor allem zum Beginn einer Planung, die bei fast 80 Prozent aller Hochzeitspaare direkt nach der Verlobung startet, schwirren zig Ideen umher, wie nun der schönste Tag im Beziehungsleben werden soll. Angefeuert durch Instagram, Pinterest und Co potenzieren sich schnell erste Ideen in „Das muss ich unbedingt haben“ und „Oh mein Gott, so soll alles aussehen“. Man likt ein Bild nach dem anderen und fertigt Screenshots an, schneidet möglicherweise Bilder aus Hochzeitsmagazinen aus oder klebt überall Post-its hin. Der / die eine oder andere macht dies bereits auch schon eine lange Zeit vor der Verlobung. Ziemlich schnell überhäuft man sich selbst mit so viel Input, dass man den Traubogen vor lauter Herzen nicht mehr sieht.

#Profitipp Nummer 1: Legt Euch einen Ordner an, in dem Ihr Ideen sammelt und einsortiert. Bsp. bei Pinterest. Durch Unterordner behaltet Ihr den Überblick und könnt so in der Detailplanung auf diese ersten Ideen zurückgreifen. Es gilt die goldene Regel: das erste Gefühl hat meist recht. Auch könnt ihr so immer auf die Ideen zugreifen und auch anderen zeigen bzw. anderen den Zugriff erlauben.

Vor allem zum Beginn der Planung sollte sich das Hochzeitspaar ganz bewusst machen, wie es diesen Tag feiern möchte. Welche Traditionen man einbauen, welche man möglicherweise auf keinen Fall möchte. Somit gehört auch unweigerlich direkt zu diesen Überlegungen ganz zu Beginn einer Planung auch das Thema Budget. Dabei sollte man auf alle möglichen Punkte wie beispielsweise die Papeterie, Kosten für Bekleidung, Highlights im Tagesverlauf, Blumen oder Gastgeschenke eingehen und ehrlich bewerten, wie viel man bereit ist auszugeben. Ganz wichtig an dieser Stelle einer Hochzeitsplanung ist auch, sich bewusst zu werden was man in der Lage ist selbst zu stemmen. Wie viel Geld hat man vielleicht bereits gespart oder schafft man realistisch anzusparen. Von einer Hochrechnung, was man an geldlichen Geschenken erwartet, ist dringend abzuraten. Denn allzu oft tritt genau diese nicht ein. Besser ist es, notfalls ganz offen und ehrlich auf Verwandte zuzugehen, was sie zur Hochzeit beitragen möchten. Ein weiterer Weg ist natürlich auch ein Privatkredit – der jedoch wohlüberlegt sein sollte. Schließlich möchte man nicht direkt in eine Ehe mit langfristigen Schulden starten.

Neben dem Budget ist in der Vorplanung einer Hochzeit aber auch die Planung der Gäste ein wichtiges Element, was nicht zu unterschätzen ist. Denn anhand der erwartenden Gästezahl bauen sich einige weitere Themen im Verlauf der Planung auf. Auch hier gilt, dass das erste Bauchgefühl in dem meisten Fällen auch das Richtige ist.

#Profitipp Nummer 2: Nehmt Euch bereits ganz am Anfang der Planung eine Liste vor, in dem Ihr potenzielle Gäste aufschreibt, um einen ersten Überblick zu erhalten. Vergesst dabei auch Euch selbst nicht. Wenn Ihr habt notiert Euch auch die Adresse – und E-Maildaten aller einzuladenden Gäste. Ebenfalls solltet Ihr auch bei allen Kindern das Geburtsdatum zum Tag der Hochzeit aufschreiben. Lasst die Liste dann etwas außer Acht und geht diese nach ein paar Wochen nochmals durch. Stimmt das Bauchgefühl noch bei allen Namen? Wer gehört noch hinzu, wen kann man auch eher streichen? Ihr solltet Euch mit der Entscheidung wohlfühlen! Bis zum Versand der Einladungen könnt Ihr dies immer wieder gern ändern – und auch danach noch. Haben sich zwei Wege getrennt, so ist es durchaus legitim auch jemanden von einer Hochzeit auszuladen bevor man (bzw. Ihr) an dem Tag ein schlechtes Gefühl habt oder ganz und gar Streit erwartet.

Was natürlich in der Vorplanung einer Hochzeit nicht fehlen darf, sind auch erste Gedanken zu dem Ort der Hochzeit – die Location. Es gibt so viele tolle Varianten wie und wo man heiraten kann – man muss sich nur entscheiden. Ob ein Schloss, eine Scheune, eine moderne Eventlocation, eine Halle, ein Restaurant oder auch ein Boot, vor allem in Thüringen wird alles geboten. Es lohnt sich also allemal ein Vergleich zwischen verschiedenen Locations.

Bevor man sich also auf die Suche nach einer Location macht, sollte man einige Details festlegen. Wie groß wird nun aller Voraussicht nach die Gesellschaft werden? In welchem Umkreis sollte sich die Location befinden? Was muss die Location unbedingt bieten? Benötigt man Übernachtungsmöglichkeiten?

#Profitipp Nummer 3: Nehmt Euch genügend Zeit für Besichtigungen und geht am besten auch zu zweit hin. Denn vier Augen sehen mehr wie nur zwei bei der Fülle an Eindrücken. Überlegt Euch im Vorfeld Fragen, was Ihr gern wissen möchtet. Legt Euch auch einheitliche Maßstäbe fest anhand dessen Ihr einen Vergleich zwischen den Angeboten ziehen könnt.

letzte Handgriffe Tischdekoration Hochzeit

Die Detailplanung einer Hochzeit

Wenn nun das Datum als auch die Location feststeht, geht es an die Detailplanung der Hochzeit. In der Regel legt man nun das Motto oder auch die Stilrichtung der Feier fest und sucht sich rund um das Thema die entsprechenden Dienstleister.

Das hört sich einfach an, beinhaltet jedoch einen Riesen Part an Arbeit. Unter Profis spricht man hier von dem sogenannten „Moodboard“, welches Aussagen zu dem Farb- und Dekorationskonzept einer Hochzeit liefert. Bei Pinterest findet man schöne simple Beispiele, die einen ersten Eindruck eines solchen Boards vermitteln. Es gibt bei der Gestaltung keine Regeln, jedoch findet man in professionellen Konzepten alle Themenbereiche wieder, die es bei einer Hochzeit zu bedienen gilt wie beispielsweise die Tischdekoration, die Papeterie und die Hochzeitstorte. Dieses Konzept kann einerseits dem Hochzeitspaar als „roten Faden“ dienen als auch möglichen Dienstleistern als Gesprächsgrundlage für die Beratungsgespräche.

Sobald wie das Konzept steht, folgt in der Regel als Nächstes die Gestaltung der Papeterie mit den Save-the-Date-Karten, Einladungskarten, Getränke- und Menükarten sowie Tischkarten und Co. Auch hier ist die Auswahl schier endlos und der Kreativität kaum Grenzen gesetzt. Verfolgt man in der Hochzeitsplanung einen „roten Faden“, dann beginnt dieser für die Gäste genau hier. Denn mit den Save-the-Date-Karten oder Einladungskarten wird ein erster Vorgeschmack auf das anstehende Fest geschaffen. Es wird der Stil vermittelt als auch mögliche Hinweise zum Beispiel auf eine Kleiderordnung oder den Tagesablauf gegeben. Hochzeitspaare haben auch die Möglichkeit in den Einladungen bereits Wünsche zu äußern, wie Geldgeschenke oder die Angabe der Amazon-Wunschliste.

#Profitipp Nummer 4: Auf den Einladungen könnt Ihr auch die Trauzeugen*innen oder auch die Hochzeitsplaner*in als Ansprechpartner für alle Gäste benennen. So haben diese direkt jemanden, den sie fragen können bei Unklarheiten zum Tagesablauf oder der Planung von Überraschungen. Wichtig ist auch die Angaben einer Frist zur Rückmeldung oder der Versand einer Rückantwortkarte. Ganz besonders wichtig ist diese, wenn Ihr ein Hochzeitsmenü plant und eine Speiseauswahl getroffen werden soll.